Ha arra kérjük a fejlesztõket, hogy napokban becsüljenek meg egy adott feladatot, akkor általában megkapjuk a becsült átfutási idõt. Ha arra kérjük õket, hogy órákban becsüljenek, akkor megkapjuk a becsült erõfeszítéseket. A fejlesztõk optimisták emiatt a project menedzsereknek megvannak saját privát szorzószámaik (2, gyök 2, PI), ezekkel igazítanak az eredetileg kapott értékeken.
Az átfutási idõvel az a baj, hogy két különálló idõ-komponensbõl áll:
-
Erõfeszítés, az az idõ, ami a munka elvégzéséhez szükséges.
-
Átfutási idõ, az az idõ, amíg a munka elkészül. Vagy még inkább Lead-time mínusz Effort, az az idõ, ami máshoz kell, nem a munka elvégzéséhez. Például: kávé, meeting, megbeszélések, segítségnyújtás, telefonálás, e-mail írás, álmodozás, stb. A gyakorlatban egy Effor/Lead-Time arányt használunk, ami általában 50-70% között van egy teljes munkaidõs csapattagnál.
Mivel ezeket a komponenseket befolyásoló tényezõk is különböznek élesen külön kell választanunk és külön is kell bánnunk ezekkel. Ha csak átfutási idõben tervezünk, soha sem fogunk tanulni a tervezett és aktuális fejlesztési idõk adataiból. Emiatt soha nem fogjuk megtanulni, hogyan becsüljünk fejlesztési idõt. Ha ezen tényezõket különválasztjuk az emberek gyorsan megtanulják szabályozni a becsléseiket. Tapasztalatok: elsõ hét: a jóváhagyott munkák 40% lett kész, második hét: 80%, harmadik héttõl kezdve 100% vagy több lett kész. Na, most már kezdhetünk becsülni!
Mindettõl függetlenül, mindenki képes megtanulni valamilyen idõgazdálkodási módszert azért, hogy kontrolálni tudja az Effort/lead-time hányadosát. Brooks már 1975-ben megmondta: Programozási projecktek körülbelül kétszer annyi ideig tartanak, mint elvárt. A kutatások azt mutatják, hogy az idõ fele nem projekt jellegû tevékenységekkel telik.
Mi jelenleg azt a szabályt alkalmazzuk, hogy a ciklus 2/3-át (26 óra a 39-bõl) hagyjuk projektmunkára. A maradék 1/3-át más tevékenységre allokáljuk. Némelyik menedzser panaszkodik arra, hogy ha 3 napot adunk a munkára és 5 napot, hogy el is végezzék, akkor az emberek hajlamosak "kitölteni a rendelkezésre álló idõt". Ezt hívják Parkinson törtvényének: "A munka kitölti a rendelkezésére álló idõt". Vezetõség ugyan ezen okból ad 6 napnyi munkát és 5 napot, hogy ténylegesen el is végezd, remélve, hogy ez növeli a produktivitást. Mivel 6 napnyi munkát nem lehet elvégezni 5 nap alatt, nem is fogják, folyamatosan sikertelenek lesznek. Nem fogját tudni véghezvinni a lehetetlent. Vagy ami még rosszabb: folyamatos bukottság érzetet kell, ami flusztrációt és demotivációt okoz. Ha annyi munkát adunk, amit teljesíteni tudnak, akkor sikerülni is fog. Ez a teljesítmény é siker érzetét kelti, ami nagyon motiváló. A megfigyelt eredmények szerint 3 napnyi munkát adva 5 napra sokkal produktívabb, mint 6 napnyi munka 5 napra.
